Avisos al cliente de extranjería por email y WhatsApp
La pregunta que más tiempo roba en un despacho de extranjería es «¿cómo va lo mío?». Se responde sola si el cliente se entera de cada paso sin tener que llamar: qué avisarle, por qué canal y con qué cuidados.
El cliente de extranjería vive pendiente de su expediente: de él dependen su trabajo, su familia, a veces su vuelta a casa por Navidad. Cuando no sabe nada, llama, escribe o pasa por el despacho. Cada consulta interrumpe a alguien del equipo para contar lo mismo que podría haber recibido sin pedirlo. La solución no es contestar más rápido, sino avisar antes.
Qué avisar y en qué momento
| Momento | Qué le dices | Por qué importa |
|---|---|---|
| Llega un documento | Que lo tienes y que lo vas a revisar | Deja de reenviarlo «por si acaso» |
| Un documento no vale | Qué repetir y cómo: una foto con luz, la página completa | Se corrige en horas, no en la siguiente cita |
| Expediente preparado | Que no falta nada suyo | Sabe que el retraso ya no depende de él |
| Expediente presentado | La fecha y dónde se presentó | Empieza a contar el plazo de resolución |
| Requerimiento | Qué piden y hasta cuándo | El plazo es corto (cómo responder) |
| Resolución | El sentido y los pasos siguientes: huellas, tarjeta | Es el aviso que más alivia |
| Cita | Fecha, hora, lugar y qué llevar | Evita citas perdidas |
Mensajes cortos, una sola acción por aviso, el nombre del despacho como remitente y ni una palabra de jerga: «requerimiento» se explica, «resolución favorable» se celebra. Y en el idioma del cliente cuando no lee bien el español.
Email o WhatsApp: cada uno para lo suyo
| Mejor para | El detalle: documentos, enlaces, resúmenes | Lo corto y urgente: una cita, un plazo |
| Qué necesita el despacho | Una dirección propia | WhatsApp Business conectado a la API oficial de Meta |
| Avisos automáticos | Sin restricciones de formato | Fuera de la ventana de 24 horas, solo con plantillas aprobadas por Meta |
| Coste | Prácticamente nulo | Por mensaje de plantilla entregado, según la tarifa de Meta |
Fuente: Meta for Developers, WhatsApp Business Platform, «Pricing» y «Template fundamentals» (consultadas el 05/10/2026): precio por mensaje desde el 1 de julio de 2025; los mensajes de servicio son gratuitos y las plantillas de utilidad no se cobran dentro de una ventana de atención abierta.
La ventana de 24 horas se abre cada vez que el cliente escribe al despacho: dentro de ella se le puede responder libremente. Fuera, cualquier aviso automático tiene que salir de una plantilla que Meta ha revisado antes. Por eso un buen sistema prepara las plantillas de los avisos una vez y las reutiliza en cada expediente.
Lo que exigen el RGPD y la LSSI
- El aviso forma parte del encargo. Informar al cliente del estado de su expediente es ejecutar el servicio contratado: no necesita un consentimiento aparte (art. 6.1.b del RGPD).
- Lo justo en el mensaje. Nada de datos de salud, antecedentes o números de documento en el texto: mejor un enlace a un espacio seguro donde el cliente ve el detalle (minimización, art. 5.1.c del RGPD).
- Proveedores con contrato. Quien envía los emails o los WhatsApp trata datos por cuenta del despacho y necesita su contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD).
- Avisos sí, publicidad no. Ofrecer otro servicio por email o mensaje es una comunicación comercial: exige consentimiento o, si ya es cliente y el servicio es similar, la posibilidad de oponerse en cada envío (art. 21 de la LSSI).
- Una lista corta de momentos: los que de verdad cambian algo para el cliente.
- Un texto por aviso, escrito una vez, con el nombre del despacho como remitente.
- El idioma del cliente cuando no lee bien el español.
- Un enlace al detalle en lugar de datos personales en el mensaje.
- Un registro de qué se envió y cuándo, dentro del propio expediente.
- Una dirección de respuesta que lea alguien del despacho.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta el consentimiento del cliente para avisarle de su expediente?
No para los avisos del propio encargo: informar del estado del expediente forma parte del servicio contratado (art. 6.1.b del RGPD). Sí para la publicidad de otros servicios, salvo la excepción del art. 21.2 de la LSSI para clientes y servicios similares.
¿Puedo automatizar los avisos desde mi WhatsApp personal?
No es la vía prevista. Para mensajes automáticos de empresa, Meta ofrece la WhatsApp Business Platform; automatizar un número personal con herramientas no oficiales expone la cuenta a un bloqueo y mezcla los datos de los clientes con tu número personal.
¿Cuánto cuesta avisar por WhatsApp?
Meta cobra por mensaje de plantilla entregado, según la categoría y el país. Los mensajes de servicio son gratuitos, y las plantillas de utilidad no se cobran dentro de la ventana de 24 horas que abre el cliente al escribir.
¿Email o WhatsApp?
Los dos: el email para el detalle y los documentos, WhatsApp para lo corto y urgente. Lo importante es que el cliente reciba cada momento clave por algún canal sin tener que preguntar.