IA para analizar documentos de extranjería: qué hace bien y qué datos puedes darle

La IA generativa ya lee documentos con una soltura que hace dos años no tenía: identifica qué es cada papel, extrae fechas y números, entiende un requerimiento y redacta un primer borrador en segundos. Para un despacho de extranjería, que vive de leer documentos ajenos (pasaportes, certificados, resoluciones, notificaciones), la ayuda es evidente. Pero esos documentos son de sus clientes, y eso cambia la forma de usarla.

Qué puede hacer la IA con un documento del expediente

• Resumirlo. Qué es, quién lo emite, a quién se refiere y sus datos clave: NIE o pasaporte, fechas, plazos, importes, número de expediente.
• Encontrar un dato. «¿Hasta cuándo es válido este volante?», «¿qué documentos pide el requerimiento?»: la respuesta, con el dato exacto y dónde aparece.
• Preparar un borrador. Un email al cliente con lo que tiene que aportar, una nota para el expediente, un primer esquema de alegaciones o de recurso.
• Traducir para entender. Un certificado de antecedentes o de nacimiento en otro idioma, traducido para poder trabajar con él.

Lo que no se delega

• La valoración jurídica. Si un arraigo procede o si conviene recurrir lo decide el profesional; la IA solo puede decir lo que el documento contiene.
• La revisión. Todo lo que produce se comprueba antes de usarse: puede equivocarse, y un dato mal copiado en un escrito es responsabilidad de quien lo firma. La propia AEPD, en su política interna de IA generativa, exige que una persona revise y valide cualquier contenido generado antes de usarlo en un texto con efectos jurídicos.
• La traducción jurada. Una traducción automática sirve para entender el documento; si se exige traducción oficial, hace falta un traductor jurado.
• La firma y la presentación. Siguen siendo del profesional, con su certificado.

Ejemplo: un requerimiento en dos minutos

¿Puedo subir los documentos de mis clientes a ChatGPT?

Depende de la versión y del contrato. Un pasaporte o una resolución de extranjería contienen datos personales, y el despacho es el responsable de su tratamiento: decide quién los trata y con qué garantías.

• Quien trata los datos por cuenta del despacho es un encargado del tratamiento y necesita un contrato con el contenido del artículo 28 del RGPD: instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados y borrado al terminar.
• El entrenamiento. En las cuentas personales de algunos asistentes, las conversaciones pueden servir para mejorar el modelo salvo que se desactive esa opción (en ChatGPT, en los controles de datos de la configuración). Para documentos de clientes, lo mínimo es que el proveedor excluya ese uso por contrato.
• Las transferencias fuera de la UE. Si el documento se procesa fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia necesita una garantía del RGPD: una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo (arts. 44 a 46).
• El secreto profesional. En la abogacía alcanza los hechos, documentos e informaciones conocidos por la actuación profesional, y se extiende a quienes colaboran con el abogado (Estatuto General de la Abogacía Española, arts. 21 y 22). Elegir bien la herramienta forma parte de cumplirlo.
• La recomendación de la AEPD. En su decálogo «Cuidado con lo que le confIAs» (27 de enero de 2026) aconseja no introducir en herramientas de IA datos como el nombre completo, la dirección, el teléfono o el DNI/NIE y, en el trabajo, seguir la política de seguridad de la organización. Es la regla para un chat de uso general; una herramienta profesional con contrato de encargado y garantías es otra cosa.

Cómo lo hacemos en Aproba

Lo construimos a petición de una abogada de extranjería que no quería renunciar a esta función al cambiar de programa. Cada documento con archivo de un expediente tiene un botón «Analizar»: abre un panel con el resumen del documento, de cuatro a seis preguntas sugeridas y propuestas de redacción. Admite también preguntas libres; la respuesta se escribe en directo y se copia en un clic (cómo funciona).

• El modelo: Claude, de Anthropic, por API profesional, bajo contrato y sin uso de los documentos para entrenar (la garantía).
• Nada se guarda: la conversación vive mientras la página está abierta; Aproba solo registra el consumo de cada llamada, nunca su contenido.
• El contrato con el despacho: Aproba firma con cada despacho el contrato de encargado del tratamiento (RGPD y DPA).
• Incluido en todos los planes, también en la prueba gratuita de 15 días, cuyo expediente de ejemplo ya trae documentos para probarlo.