Caso real
De un Excel a un fichero de clientes con avisos: el caso de una gestoría
Una gestoría de extranjería española llevaba clientes, trámites y caducidades en Excel. Estas son las cifras de su cuenta en Aproba, medidas el 5 de noviembre de 2026.
Actualizado el 5 de noviembre de 2026
248
clientes en su fichero
178
trámites anteriores en el historial
207
caducidades vigiladas
21
expedientes abiertos desde octubre
El reto
Un Excel guarda los datos, pero no avisa de nada. Una caducidad depende de que alguien abra la hoja, y cada trámite nuevo vuelve a empezar de cero: los mismos datos, tecleados otra vez en cada formulario.
Qué se hizo
- Su Excel se migró a Aproba: 180 clientes, 178 trámites anteriores y sus caducidades.
- Todo quedó en un solo sitio: cada cliente con su ficha y su historial.
- El trabajo nuevo sale de ahí: expedientes, formularios y facturas con los datos ya guardados.
Dónde está hoy
| Qué | Cuánto |
|---|---|
| Clientes en su fichero | 248 |
| Trámites en el historial | 178 |
| Caducidades vigiladas | 207 |
| Expedientes abiertos | 41 |
| Formularios oficiales generados | 15 |
| Facturas emitidas desde Aproba | 22 |
Fuente: la cuenta de la gestoría. Cada cifra es un recuento directo, sin muestreo.
Lo que estas cifras no dicen
- Es una gestoría, no una muestra. Y lleva pocos meses: la mayor parte de su trabajo reciente se abrió desde octubre.
- No medimos su tiempo. Las horas que se ahorra un equipo no se pueden leer desde aquí.
- No publicamos importes. La facturación es dato de negocio de la gestoría.