Software de extranjería: qué es y qué debe hacer por tu despacho

Un software de extranjería es una herramienta de gestión pensada para el trabajo real de un despacho que tramita permisos de residencia, renovaciones, arraigos, reagrupaciones y nacionalidades: recoger la documentación del cliente, comprobar que sirve, rellenar los formularios oficiales, seguir el estado de cada expediente y no dejar pasar una caducidad. No es un CRM genérico con una etiqueta «extranjería», ni un gestor documental: conoce los modelos EX, las tasas 790 y los plazos de la Ley 39/2015.

Aproba es un software de extranjería para gestorías y abogados: recoge y valida con IA los documentos del cliente, genera los formularios EX y las tasas 790, sigue cada expediente y avisa de cada renovación. Esta página explica qué debe hacer un software así, con qué criterio elegirlo y qué hace Aproba en cada punto.

El problema que tiene que resolver

En un despacho de extranjería el tiempo no se va en el derecho: se va en la logística. Documentos que llegan por WhatsApp, borrosos o caducados, y hay que pedir dos y tres veces. Formularios EX que se rellenan campo a campo, con los mismos datos que ya están en la ficha del cliente. Clientes que llaman para saber cómo va lo suyo. Y una tarjeta que caduca sin que nadie lo tenga apuntado, hasta que el cliente vuelve —o no vuelve— con el plazo pasado.

Cada uno de esos puntos es una tarea repetitiva, y las tareas repetitivas se automatizan. Lo que distingue a un software de extranjería de un programa de gestión general es que trae esa automatización ya hecha para este trabajo concreto: sabe qué documentos exige un arraigo social, qué modelo EX corresponde a una renovación de residencia temporal y qué tasa hay que pagar en cada caso.

Ocho cosas que debe hacer un software de extranjería

Esta lista sirve para evaluar cualquier herramienta, incluida la nuestra. Si un programa no hace alguna de estas ocho cosas, la seguirá haciendo una persona del despacho, a mano.

1. Recoger los documentos sin perseguir al cliente. Un enlace que el cliente abre en el móvil, ve la lista de lo que falta para su trámite y sube las fotos. En su idioma: la mayoría de los clientes de extranjería no leen bien el español, y los formularios menos aún.
2. Validar cada documento en el momento. Leer el pasaporte, el NIE, el padrón o el contrato; extraer los datos; detectar lo caducado, lo ilegible o lo que no corresponde al trámite antes de que el expediente llegue a tu mesa.
3. Generar los formularios oficiales. Los modelos EX y las tasas 790 se rellenan con los datos del expediente, sin teclear y sin erratas, y quedan editables por si hay que corregir un detalle.
4. Seguir el expediente por estados. Qué falta, qué está listo, qué se ha presentado, qué se ha resuelto. Con todo el equipo viendo lo mismo, no cada uno su Excel.
5. Avisar al cliente sin que llame. Cada avance (documento recibido, validado, presentado, resuelto) genera un aviso automático en el idioma del cliente.
6. Vigilar las renovaciones. Cada TIE, pasaporte y NIE con su fecha; un aviso con antelación; y la renovación iniciada con un clic reutilizando el expediente anterior. Es donde se decide si el cliente vuelve a ti o a otro.
7. Facturar el trámite tal como se cobra. Anticipo y resto, suplidos (las tasas) sin IVA, descuentos, familias con varios miembros, empresas que pagan por su trabajador.
8. Cumplir con los datos. Servidores en la UE, cifrado, contrato de encargado del tratamiento y la garantía de que los documentos no entrenan ningún modelo.

Cómo se trabaja con Aproba

El flujo tiene cinco pasos y el gestor solo interviene en dos: revisar y presentar. Todo lo demás lo hace el cliente desde su móvil o lo hace el software.

Qué hace Aproba en cada punto

Con qué criterio elegir

Cuatro preguntas separan un software de extranjería de un programa general con buenas intenciones.

• ¿Conoce los modelos oficiales? Pide que te enseñen un EX-17 o un EX-03 generado, y el 790-012 correspondiente. Si la respuesta es «lo puedes adjuntar», rellena a mano.
• ¿Habla el idioma del cliente? El portal del cliente tiene que estar en árabe, rumano o chino, no solo en inglés. Si el cliente no entiende qué le piden, el documento no llega.
• ¿Qué pasa con la renovación? Un expediente terminado no es un expediente cerrado: en un año vuelve. Si el programa no tiene la fecha de caducidad y un aviso, la renovación se la lleva quien la recuerde.
• ¿Dónde están los datos? Región de alojamiento, contrato de encargado firmado, lista de subencargados y compromiso escrito de no usar los documentos para entrenar IA. Un pasaporte es un dato personal de los que importan.

Lo que Aproba no hace (y por qué)

Aproba no presenta el expediente en Mercurio ni en la sede electrónica: la presentación es un acto del profesional con su certificado y su convenio, y así debe seguir. Tampoco sustituye el criterio jurídico: te dice que un padrón tiene más de tres meses, no si el arraigo procede. Y no es un programa de contabilidad: emite las facturas del trámite y las exporta, y convive con el que ya uses.

Hay una razón para cada límite: el software vale cuando quita el trabajo repetitivo, no cuando intenta hacer el tuyo.

Por qué 2027 cambia la urgencia

En 2026 se presentaron 1.174.978 solicitudes de regularización extraordinaria, el 58 % a través de abogados y el 8,4 % a través de gestores administrativos. Las autorizaciones concedidas duran un año: cerca de 600.000 renovaciones van a concentrarse a mediados de 2027. Un despacho que tenga cada expediente con su fecha de caducidad repartirá ese trabajo durante meses; uno que no la tenga lo recibirá la misma semana. Es el caso más claro de por qué la vigilancia de renovaciones no es una función accesoria.

Precio

Aproba cobra por volumen, no por profesión: Starter 79 €/mes (20 expedientes al mes), Pro 149 €/mes (50 expedientes, facturación y portal con tu marca) y Business 299 €/mes (expedientes ilimitados, 2 oficinas). Sin permanencia, IVA no incluido. El detalle está en precios.