Facturación para despachos de extranjería: la factura sale del expediente

Qué significa

• Anticipo y resto configurados por servicio: la primera factura se emite cuando el cliente completa el portal; la última, cuando toca.
• Suplidos sin IVA. Las tasas 790 y otros suplidos entran en la factura separados de los honorarios, con su tratamiento fiscal.
• Descuentos en porcentaje o en euros por expediente, reflejados en el portal, la hoja de encargo y la factura al céntimo.
• Familias y empresas. Precio por miembro o distinto para cada uno; o una empresa que contrata y paga mientras el trabajador sigue siendo el titular (extranjería para empresas).
• Cobro. Por defecto, transferencia al IBAN del despacho; opcionalmente, tarjeta con la cuenta Stripe del propio despacho (el dinero nunca pasa por Aproba); y cobro externo (efectivo, TPV) registrado en la factura.
• Exportación. PDF por factura, CSV para Excel y ZIP de todas, para tu gestoría contable o tu programa.
• VeriFactu. Cada factura emitida se registra en la AEAT en el momento, a través de Verifacti, y lleva su código QR tributario. Una factura emitida ya no se modifica: se anula, con su registro de anulación, o se corrige con una rectificativa (serie R).
• Clientes extranjeros. Con NIE, la factura va a su nombre y número; con solo pasaporte, se registra como identificador de otro país; sin identificación, factura simplificada hasta 400 €. Si un NIE recién asignado aún no figura en el censo de la AEAT, Aproba lo registra de la forma que la AEAT admite.

Cómo podemos afirmarlo

• Reglas de integridad que no se pueden desactivar. Un número de factura nunca se reutiliza; una factura emitida no se borra (se archiva); los datos fiscales del cliente quedan congelados en cada factura, aunque la ficha cambie después. Están verificadas por pruebas automáticas en cada versión.
• Mira una en el ejemplo. En la cuenta de prueba (15 días, sin tarjeta) entras con un expediente de ejemplo ya resuelto: cuatro documentos validados, la ficha rellenada y los formularios listos para generar. Trae su factura de ejemplo: anticipo, suplido y total, tal como la vería el cliente.
• Los cálculos son comprobables. Honorarios × miembros, descuento, suplidos sin IVA, IVA sobre honorarios: cada línea de la factura enseña su base.
• El registro VeriFactu se ve. Cada factura enseña su estado ante la AEAT en la lista de facturas, y el PDF lleva el QR tributario con su leyenda: cualquiera puede comprobarla en la sede de la AEAT.

Lo que no incluye

• No es un programa de contabilidad. Emite y exporta; los asientos siguen en A3, Holded o el que uses.
• VeriFactu se activa por despacho, con el NIF del despacho y su propia cuenta de Verifacti (la suscripción se contrata directamente con Verifacti), en Ajustes › Facturación. La obligación empieza el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos (qué cambia y cuándo).